Application de planification pour les centres médicaux

Découvrez comment une planification simple, rapide et précise peut améliorer les actes aussi bien pour le personnel que pour les patients.

Radiology

Introduction

La planification du personnel est souvent une activité longue et difficile qui peut en fin de compte compliquer l’organisation et le fonctionnement des services de radiologie. Ces services complexes sont constitués de médecins, de manipulateurs et de secrétaires médicales, qui doivent tous faire face à des contraintes de temps importantes, souvent à de nombreux endroits distants. Entre les changements de lieu, les compétences des uns et des autres, qui empêchent un radiologue de travailler sur une mission spécifique, les demandes de congés et les changements d’équipe, le travail d’un planificateur de radiologie s’avère souvent difficile. De plus, les systèmes de planification manuelle prennent énormément de temps, et sont susceptibles de provoquer des erreurs de planification, qui affectent à la fois les prestataires et les patients.

Améliorer la satisfaction des équipes

Thumbs Up

L’énorme coût du turn-over au sein des équipes médicales

L’utilisation d’un logiciel de planification du personnel, en créant des plannings horaires équitables, peut atténuer le stress des employés et réduire le risque d’épuisement professionnel et de rotation du personnel. Lorsque le personnel de radiologie se sent surchargé ou jongle avec trop de tâches complexes, la gestion des priorités peut devenir une source de tracas perpétuel pour les employés, qui peuvent alors présenter des risques de burn-out.

Des fonctionnalités conçues pour vos équipes

Des plannings équilibrés

En répartissant équitablement les tâches entre les différents médecins et le personnel, les logiciels de planification aident les services de radiologie à atteindre une efficacité maximale et une meilleure qualité dans leurs missions quotidiennes.

Conçu pour une réactivité optimale

Grâce à des fonctionnalités telles que l’accès depuis un téléphone mobile ou les alertes en temps réel qui envoient automatiquement les notifications de changement d’horaires aux radiologues concernées, le personnel peut mieux suivre les équipes et faire preuve d’agilité face aux changements d’horaire.

Éviter le burn-out

Lorsque le personnel bénéficie d’agendas équilibrés et reçoit des rappels qui le tiennent au courant de son prochain rendez-vous, il bénéficie du repos nécessaire pour donner le meilleur de lui-même aux activités assignées, et peut contribuer à créer une culture du bien-être des médecins.

“La gestion du personnel est le défi numéro un de la gestion d’un centre de radiologie”
AHRA 2018

Bénéfices pour les patients

Improved Patient Engagement

Le personnel des centres de radiologie en contact direct avec les patients est chargé de les aider à se sentir pris en charge et écoutés lorsqu’ils en ont besoin. Lorsque les médecins et le personnel sont en retard, lorsqu’ils ratent des rendez-vous ou lorsque le personnel est en sous-effectif et en surnombre, c’est souvent en raison d’erreurs de programmation qui n’ont pas été corrigées, et ce sont les patients qui en souffrent le plus.

Les patients s’attendent à des délais d’attente raisonnables, tant en termes de disponibilité des rendez-vous que d’attente au bureau, et ils méritent une communication claire de la part des membres du personnel et des soins de compassion pratiques pendant l’examen et le traitement. Le manque de personnel et les erreurs de programmation réduisent les possibilités de rendez-vous et allongent les délais d’attente, ce qui, en fin de compte, a un impact sur vos résultats.

Les logiciels de planification améliorent les performances internes de l’ensemble du service de radiologie en contact avec les patients et augmentent le niveau de soins pour vos patients.

Qu’est ce qu’un logiciel de planification flexible ?

Accurate Schedules

Vous avez peut-être déjà entendu parler des logiciels de planification, mais vous n’êtes pas sûr de la façon dont ils aident les services de radiologie. En bref, ce type de logiciel aide les responsables de la planification des soins de radiologie à améliorer l’organisation, à accroître la satisfaction des employés et à réduire le risque d’épuisement professionnel. Parmi les nombreuses raisons qui expliquent la popularité croissante des logiciels de planification dans les services de radiologie, on peut citer leur rôle dans la réduction des délais d’attente des patients et la puissance de leurs fonctions interactives en temps réel, qui surpassent les méthodes de planification traditionnelles.

Le logiciel de planification s’appuie sur un algorithme qui génère et programme automatiquement les agendas des rendez-vous, en fonction de règles prédéterminées. La précision et la rapidité du logiciel permettent d’éviter les erreurs dues à une planification manuelle et d’économiser un temps et des ressources précieux dans les services de radiologie.

En résumé, un logiciel de planification permet aux responsables de la planificateurs en radiologie, de traiter de nombreuses tâches administratives et de gestion du personnel, notamment :

  • La gestion et la notification des horaires du personnel
  • Les changements d’équipe et la planification individuelle
  • Les circuits d’approbation et les accès
  • Le suivi des heures du personnel, des heures supplémentaires et des congés payés
  • Le maintien d’une conformité absolue
  • Le système d’horodatage standardisé

Alors que les méthodes traditionnelles comportent des risques d’erreur d’appréciation intrinsèques lors du traitement de ces tâches administratives, les responsabilités des RH et les tâches de planification, les logiciels de planification intègrent ces tâches dans un système complet et homogène. Les organisations qui les utilisent disposent ainsi d’une solution plus rationnelle et moins sujette à erreur ou à mauvaise interprétation.

Bénéfices pour les responsables planification

Hourly

Le logiciel de planification est conçu pour être d’adoption facile par les responsables planification des services de radiologie. De nature intuitive et interactive, il permet aux planificateurs des services de radiologie d’assumer de nombreux rôles et procédures complexes, comme par exemple informer les médecins et le personnel des changements de calendrier et vérifier que chaque vacation est toujours couverte.

Le logiciel de planification peut et doit s’intégrer aux systèmes d’information radiologique (RIS) pour permettre aux services de radiologie et aux centres d’imagerie de gérer leurs vacations d’imagerie et d’aligner la disponibilité du personnel sur la planification des tâches et des vacations.

Points clés

  • Gain de temps
  • Optimisation des plages horaires
  • Répartition équitable de l’activité entre les praticiens
  • Accès simple aux journaux de changement d’horaire pour garantir la précision
  • Suivi de l’équité et de l’impartialité du calendrier

Les fonctionnalités incontournables d’un logiciel de planification

Increased Accessibility

Une programmation à base de règles

Dans de nombreux cabinets et services de radiologie, les systèmes de planification sont parfois réduits à une feuille de calcul. Pourtant, il est clair que les responsables de la planification ont un besoin vital de logiciels performants et fiables, qui automatisent la planification en fonction de règles prédéterminées. Les logiciels basés sur des règles permettent aux planificateurs de spécifier les règles en cours dans les établissements où ils interviennent, quelle que soit leur taille (cabinet, clinique ou hôpital), leurs exigences en matière de spécialité, leurs politiques de ressources humaines et bien d’autres choses encore, de sorte que chaque agenda est construit automatiquement et suit les règles de chaque pratique. Un logiciel de planification basé sur des règles permet d’éviter les affectations erronées, par exemple lorsqu’un membre du personnel doit intervenir à deux endroits à la fois, ou si quelqu’un doit intervenir sur un rendez-vous patient, alors qu’il est a posé un congé, qu’il soit prévu ou posé à la dernière minute.

Auto-planification

Les équipes peuvent échanger des  des vacations ou des affectations, et s’arranger les uns avec les autres au sujet des les prochains rendez-vous, en fonction de leur disponibilité. Les fonctions d’auto-planification permettent au personnel de contrôler certains aspects de leurs horaires. Et grâce à une vue administrative intégrée, l’auto-planification garantit qu’aucune modification n’est effectuée sans approbation.

Programmation depuis un mobile

De nos jours, la planification doit pouvoir être réalisée à tout moment, depuis n’importe quel type d’appareil. Grâce à la planification mobile, les responsables et le personnel de radiologie peuvent consulter leur planning, soumettre des demandes et recevoir des notifications sur leur téléphone.

Comme les radiologues travaillent souvent sur appel et à différentes adresses, leur emploi du temps doit être accessible et modifiable en permanence. L’accès depuis un portable ou une tablette est une fonctionnalité essentielle, en particulier pour les logiciels qui peuvent se synchroniser en temps réel avec un calendrier mobile.

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